Стаття описує особливості користування факсами, допомагає визначитися з вибором при покупці і вирішити виникаючі в процесі роботи проблеми.

Як користуватися факсом

Що таке факс? Кого і куди за ним відправляють?

Грубо кажучи, факс або факсимільний зв'язок винайшли близько 100 років тому на початку XX століття. Хоч основний бум факсиміле припав на 80-і роки минулого століття, факс і по сей день залишається незмінним атрибутом будь-якого офісу, незважаючи на бурхливий розвиток інтернет технологій. Факс - це лише абревіатура від латинського «fac simile», що в перекладі означає «зробити однаково», «зробити дублікат».

З чим можна порівняти роботу факсу? Не будемо заглиблюватися в особливості внутрішнього устрою, а для простоти порівняємо факс з роботою трьох пристроїв: сканера, модему та принтера. Коли відбувається відправка факсу, апарат за допомогою світлових датчиків сканує документ, а отриману картинку перетворює в електричні сигнали і в зашифрованому вигляді відправляє по каналах телефонного / факсимільного зв'язку. У режимі модема і принтера факс працює, коли приймає документ. Відбувається розшифровка прийнятих по лініях зв'язку даних і роздрук на папері.

Сьогодні з таким завданням набагато простіше впоратися, використовуючи сканер і електронну пошту. Такий спосіб вимагає менше витрат часу, а отриманий на зворотному боці документ буде набагато ближче до оригіналу. Однак, бувають ситуації коли інтернет недоступний тимчасово або в принципі, або ж адресату потрібна саме копія документа, відправлена ​​факсимільним зв'язком.
Саме тоді нас і виручить старий добрий факсовий апарат, з роботою і особливостями управління якого ми познайомимося ближче.

Перший раз - перший факс

Отже, Ви опинилися в досить незавидній ситуації: в перший же робочий день першим завданням отримали місію по відправці / отримання факсу. А факсу Ви до цього в житті не бачили. Щоб не впасти обличчям в бруд і уникнути відповіді «Я не знаю», ми докладно опишемо процес відправки факсу, щоб в перший раз у Вас не вийшло безглуздих проколів або зайвих питань до техніки.

приймаємо факс

Отримання факсу - найпростіша операція серед всіх доступних. Прийняти факс можна в ручному або автоматичному режимі.

Ручний режим має на увазі наступний порядок дій: підняли трубку, у відповідь почули фразу «Прийміть, будь ласка, факс» або характерний сигнал факсу, відповіли «Приймаю / стартую» або в стилі Юрія Гагаріна - «Поїхали!», Натиснули на зелену кнопку «Fax / Start »і чекаєте повної роздруківки факсу. Не слід відразу ж класти трубку на місце, так як прийнятий документ треба перевірити на читабельність і наявність спотворень, підтвердити передавальному, що все дійшло відмінно, іноді повідомити свою посаду і прізвище.

Автоматичний режим вимагає одноразової настройки пролунає кілька разів, після якого пристрій буде саме приймати факси. У більшості моделей це налаштування можна знайти в меню «Факс-Параметри-Дзвінків». А для перекладу факсу в автоматичний режим є виділена кнопка на панелі управління. Автоматичний режим зручний як для спеціально виділених факсів, так і для телефонів-факсів, які залишаються без нагляду співробітників на ніч, вихідні або свята.

відправляємо факс

Трохи складніше завдання, але, лише тим, що Вам доведеться набрати номер абонента і зорієнтуватися в ситуації.

Отже, для початку вставляєте відправляється документ в приймач текстом вниз до тих пір, поки факс не захопили листок і не подасть його трохи вперед. Якщо розміри листа відрізняються від стандартного, посуньте обмежувачі для паперу до країв листа, щоб уникнути перекосу документа під час відправки. Далі набираєте номер абонента і чекаєте відповіді. Як відповідь може бути сигнал факсу, якщо на іншому кінці дроту факс налаштований в автоматичному режимі, а може бути голос абонента, якого слід порадувати фразою «Прийміть, будь ласка, факс». Після того, як в трубці з'являться звуки факсу, можете сміливо натискати кнопку «Факс / Старт» і спостерігати за процесом «поглинання» факсом документа.

Більш скромні моделі факсових апаратів дозволяють відправити один лист за один раз, що змушує після кожного відправленого листа «стартувати» ще раз. Заздалегідь попередьте абонента, що будете відправляти кілька листів. Сучасні і ряд старих моделей факсів мають лоток для подачі документів і можуть відправляти відразу кілька листів.
Робимо ксерокопію.

Не дивуйтеся, але вдатися до таких хитрощів не гріх, коли зламався офісний копір, а копія потрібна з хвилини на хвилину. Раніше ми згадували, що факс - це сканер і принтер одночасно. Тому багато моделей мають окрему кнопку «Copy», натиснувши на яку можна зробити ксерокопію потрібного документа, іноді навіть вибравши якість копії.

Типові несправності факсу

Так, безперечно у будь-якої техніки, якої ми користуємося, бувають неполадки в роботі. Все б нічого, та тільки ці несправності проявляються в самі невідповідні моменти - «закон Мерфі» в дії. Тобто, коли на рахунку кожна секунда, факс може відмовити, відмовитися приймати або друкувати документ. Щоб своєчасно і швидко зреагувати, виправити поломку, розглянемо основні несправності, які трапляються з факсимільним пристроєм, і методи їх усунення.

Факс не подає ознак «життя»
Факс працює від електромережі. Перевірте, чи підключений кабель факсу до розетки. Якщо у Вас портативний GSM-факс, то слід зарядити або замінити вбудований акумулятор.

Пішла червона смуга на папері.
Червона смужка - це індикатор закінчення термобумаги в рулоні. Не поспішайте скасовувати приймається факс, так як в запасі у Вас буде ще 2-3 листків формату А4. Крім того, сучасні моделі факсів мають вбудовану пам'ять, що дозволить без наявності паперу прийняти і зберегти кілька десятків сторінок. Після заміни рулону з папером друк буде проведена з пам'яті пристрою.

Зажевало папір.
Побачивши таку ситуацію, не поспішайте різко висмикувати застряглий аркуш, щоб він не порвався. Захоплюючі ролики, як правило, добре тримають лист, але при сильному, повільному і рівномірному зусиллі прокручуються і віддають застряглий аркуш. Можливий також варіант застрягання рулонного паперу, на якому друкується приймається факс. У такому випадку потрібно відкрити кришку факсу та вилучити зім'яту частина.

Факс захоплює відправляється документ.
Така ситуація трапляється нерідко. У документопріемнік міг потрапити сміття, скріпка або інша канцелярська дрібниця. По можливості дістаньте сторонні предмети пінцетом, магнітом, пилососом для автомобіля зі спеціальною насадкою або ж акуратно витрусити сміття, перевернувши факс.

Отриманий факс погано видно.
Причина або з боку відправника (відправляється документ не дуже контрастний), або з Вашого боку (закінчується тонер для друку, несправний термоелемент). Попросіть відправника надіслати або перевірте свій факсовий апарат на наявність несправностей і тонера.

Факс прийшов не повністю.
Надіслати факс потрібно повторити, попередня спроба могла мати успіху через збій на лінії зв'язку.

Одержувач факсу отримує порожній факс.
В даному випадку, швидше за все, ви вставляєте відправляється лист не тим боком, або у співрозмовника скінчився тонер в факсі. Пам'ятайте, що відправляється документ необхідно вставляти текстом вниз. У гіршому випадку, в факсі несправний блок сканера - пряма дорога в сервісний центр.

Одержувач факсу отримує повністю чорний факс.
Проблема на вашому боці - скануюча лампа або блок сканера несправні і підлягають ремонту в сервісному центрі.

Заминається відправляється документ (у одержувача пропущені деякі рядки).
Зазначені проблеми - наслідки зношеності роликів протяжки. Для усунення проблеми необхідно відновити або замінити ролики протягання в сервісному центрі.

На отриманому документі з'являються білі смуги, але в режимі копіювання такого не спостерігається.
Проблема не у Вас, а у сторони, яка передає.

Ліва або права частина прийнятого документу не друкують.
Несправний притискної механізм паперу до термолінейке. Буде потрібно ремонт в сервісному центрі.

Неможливо передати / прийняти факс, хоча копії факс робить.
Проблема блоку сполучення факсу з телефонною лінією. Для вирішення проблеми потрібно ремонт кваліфікованим фахівцем.

А як?

Відповімо на ряд питань, які хоча б один раз Вам доведеться поставити співробітникам або пошуковій системі google. Ми дамо Вам відповіді зараз, щоб в майбутньому при роботі з факсом Ви могли себе почувати вільно.

Як відкрити кришку факсу?
Один з найпоширеніших питань. Відповідь на нього - невелика кнопка, як правило, на правій бічній панелі факсу. Натискаєте на неї до упору, і кришка автоматично відкриється. Для закриття кришку до клацання.

Як заправити факс тонером / чорнилом?
Якщо факс перестав друкувати, або ж якість прийнятих документів помітно погіршився, значить в ньому закінчилися чорнило або ж вийшли з ладу деякі елементи. Залежно від конкретної моделі факсу, дії щодо вирішення проблеми відрізняються.
а) Факс друкує на термобумаге. В такому випадку, ймовірно, зіпсований нагрівальний елемент «проявляє» текст на термобумаге, а ремонту в сервісному центрі не уникнути.
б) Факс з лазерним друком (зазвичай це МФУ з функцією факсу). Слід заповнити тонером картридж пристрою. Дану операцію можна зробити і самому, але це потребуватиме великої вправності і досвіду роботи з подібною технікою. Краще заправити картридж в сервісному центрі.
в) Факс використовує термоперенос. Ресурс термострічки, яка переносить отримане зображення на папір, становить близько 250 аркушів формату А4. Для відновлення друку досить купити новий рулон термострічки.

Як вставити новий рулон термобумаги?
1. Відкриваємо кришку факсу. 2. Витягуємо порожній картонний ролик від витраченого рулону. 3. Розпаковуємо новий рулон: видаляємо пластикову обгортку і звільняємо приклеєний край. 4. Кладемо рулон в відсік для паперу, відмотавши при цьому 15-20 см так, щоб папір виступала за межі відсіку. 5. Закриваємо кришку факсу.

Як відправити дуже великий або дуже маленький документ по факсу?
Буває так, що по факсу потрібно відправити буквально один абзац тексту або трохи більше одного аркуша. У першому випадку відріжте відправляється абзац від листа або ж зігніть аркуш навпіл - це заощадить папір у одержувача і час на відправку. У випадку з великим документом, щоб 2 рази не "стартувати" надіслати факс, відразу ж за першим листом (внахлест) відправляйте відсутній фрагмент документа або повністю 2-й лист. Сучасні моделі факсів самі захоплюють другий і наступні аркуші документа.

Як зробити так, щоб приймає міг дізнатися, від кого прийшов факс?
Внести такі дані в пам'ять факсу необхідно перш за все. Виглядати це буде наступним чином: у верхній частині відправленого документа у адресата пропечатані назву вашої установи, номер телефону та інші дані. Ці дані вводите в пам'ять свого факсу самі, користуючись керівництвом до експлуатації конкретної моделі.
Навіщо це робити? По-перше, це зручно для одержувача - він завжди буде знати від кого факс, навіть через довгий час. По-друге, можна сміливо передавати факс, якщо у одержувача факс працює в автоматичному режимі без живої людини, який запитає, хто і навіщо передає той чи інший документ.

Яку модель факсу краще вибрати?

Придивімося, що можна сьогодні знайти на полицях техномаркетів і інтернет-магазинів в розділі «Факс / Телефонія», а також принципові відмінності між конкретними моделями.
Отже, перше, з чим необхідно визначитися при виборі факсу, - тип друку прийнятих факсів. Цей момент важливий і, по суті, є основним, так як всі інші функції факсу близькі до стандартних.

Типи друку зустрічаються такі: лазерний друк, термоперенос, друк на термобумаге. У кожного методу друку є свої переваги і недоліки, які опишемо докладніше.

Друк на термобумаге. Не вимагає заправки тонером, з витратних матеріалів тільки термопапір, на якій спеціальний механізм «випалює» текст прийнятого факсу. Недолік термобумаги - недовговічність. Згодом папір жовтіє, а малюнок може помітно вицвісти. Не підходить для довгострокового зберігання документів.

Лазерний друк. По суті, це ті самі видрукувані на принтері документи, термін зберігання яких необмежений, а з ворогів можна виділити тільки краплі рідини, які зможуть розмити відбиток. Найекономічніший тип друку. Лазерний друк в основному зустрічається в МФУ з функцією факсу.

Термоперенос. Методом термопресса отриманий факс переноситься (як під кальку) на папір. Якість документа порівняно з лазерною / струменевим друком, але вартість на порядок вище. Найдорожчий варіант друку.

Додаткові функції факсу

Тільки не намагайтеся знайти моделі факсового апарату з 4 »дисплеєм і камерою на 8 Мп. Це Вам не смартфони, але і у факсових апаратів зустрічаються додаткові корисні функції, крім «Подзвонити» і «Надіслати / отримати факс».

Автовідповідач. З його допомогою Ви не пропустите жодного дзвінка / факсу. Налаштувавши автовідповідач і факс сам після пролунає кілька разів відповість на виклик, запише отримане повідомлення або, розпізнавши спеціальний сигнал, прийме факс.

Бездротова трубка. Так званий радіотелефон замість звичайної дротяної трубки. Корисність від неї очевидна - факс можна розмістити в іншому кабінеті або подалі від робочої зони, для усунення створюваного їм шуму.

Ксерокс. Можливість копіювання документа натисканням однієї кнопки знадобиться на випадок поломки основного копіра або принтера.

Групова розсилка факсу. Ця функція дозволяє один і той же документ розіслати групі абонентів, номери яких попередньо занесені в пам'ять телефону.

Пам'ять прийнятих / відправлених факсів. Коли в факсі закінчився папір, за допомогою даної функції з'являється можливість занести в пам'ять до 2-3 десятків листів вхідного документа. Надсилання документа декільком абонентам, факс записує все в пам'ять, після чого проводить масову розсилку факсу.

А де ж відповідь на найголовніше питання: «Яку модель факсу краще купити? », - запитаєте Ви? Відповідаємо.

Для офісних потреб, великої кількості одержуваних і що надійшли факсів краще підійде модель з лазерним друком, бездротовою трубкою і наявністю всіх потрібних додаткових функцій.

Лазерний друк обійдеться дешевше інших, функції групової розсилки, автовідповідача, пам'яті факсу лише полегшать роботу співробітника, відповідального за факс.

Для домашніх умов і прийому одного-двох факсів в квартал можна не сильно витрачатися і взяти базову модель з печаткою на термобумаге або методом термопереноса.

Виробники факсів та найпопулярніші моделі

На щастя, особливої ​​конкуренції серед виробників факсимільних пристроїв не спостерігається, що помітно полегшує вибір потрібної моделі. Беззаперечний лідер - компанія Panasonic, в асортименті якої знайдеться більше 2 десятків моделей факсів.

Brother, Philips - виробники, які, хоч і мають невеликий асортимент, не дають Panasonic остаточно розслабитися через відсутність конкуренції. Мають в своєму арсеналі кілька відмінних моделей факсових апаратів з хорошим співвідношенням ціна / якість.

Possio - варіант для тих, хто готовий заплатити за факс, що друкує на термобумаге, ціну 10 звичайних факсів. Платити, правда, є за що - компанія орієнтована на мобільні GSM-факси, які можна взяти з собою в дорогу. Відмінний варіант для активного бізнесу без офісу.

Щоб Вам не довелося довго шукати, радимо звернути увагу на ТОП-5 популярних моделей факсу, з відмінним співвідношенням ціна / якість:
- Panasonic KX-FT988RU, Brother FAX-335, Philips HFC 325 - бюджетні, але досить функціональні моделі. Серед доступних функцій в залежності від моделі: копіювання, відправка / отримання факсу, АВН, пам'ять для прийнятих факсів на 15-28 аркушів, многоадресная розсилка на 20 абонентів, пристрій подачі документів.

Всі зазначені моделі використовують для роботи термобумагу, що дозволяє заощадити кошти на витратних матеріалах, а друк зробити дуже економічною.

- Panasonic KX-FC965RU, Philips PPF 685 Magic 5 Voice Dect - апарати верхнього цінового діапазону з розширеним набором функцій. У комплекті крім провідний трубки поставляється бездротова DECT трубка. Функція пам'яті на 25-50 аркушів доступна не тільки для прийнятих, але і для документів, що відправляються, можлива відкладена передача факсу групі абонентів.

- Окремо від зазначеної 5-ки популярних моделей факсів розглянемо компактний GSM-факс Possio Greta, що друкує на термобумаге. Принципова відмінність цього факсу від інших моделей полягає в його абсолютній автономності. Вбудований акумулятор, GSM-модуль, вага 1 кг - все це дозволяє завжди і скрізь мати факс під рукою, будь Ви в дорозі або далеко від робочого місця.

Корисні хитрощі і поради по роботі з факсом.

Перед тим як надсилати факс перевірте, чи не скріплені чи листи скобою степлера або скріпкою, які можуть пошкодити внутрішні механізми факсу.

При відправці документа лист з текстом кладеться лицьовою стороною (з текстом) вниз.

Заздалегідь запасіться достатнім обсягом термобумаги, яка має властивість закінчуватися в самий невідповідний момент.

Перевіряйте кожен отриманий документ по факсу, так як пропущені і наїхав одна на одну рядки - не рідкість, а повторний дзвінок з проханням ще раз відправити ту чи іншу сторінку - справа клопітка.

Перед покупкою факсу правильно оціните свої фінансові можливості: недорога модель факсу з печаткою методом термопереноса в результаті обійдеться дорожче за все за рахунок витратних матеріалів, в той час як більш дорога модель з лазерним друком на папері формату А4, з часом, сповна виправдає свою вартість і дозволить економити. Оптимальним же варіантом є факси, що працюють з термобумагу.

Запам'ятайте кілька безкоштовних і платних сервісів щодо надсилання факсимільних повідомлень через інтернет. У разі поломки факсу вони вирішать Вашу проблему в лічені хвилини.

Програми для відправки факсів через інтернет

Дана процедура може здатися дивною, адже по мережі інтернет документ набагато простіше відправити, використовуючи електронну пошту. Однак, бувають такі ситуації, коли проблеми на телефонній лінії не дозволяють Вам скористатися факсимільним зв'язком. Інша ситуація - Ви у відрядженні, під рукою немає мобільного GPS-факсу від Possio, але є телефон або планшет з доступом до інтернету. Саме тоді хорошу службу послужать різні сервіси та програми для відправки факсів через інтернет. Познайомимося з ними на прикладі 3 сервісів.

Сервіси для відправки факсів через інтернет

За допомогою сервісу Freepopfax.com у Вас з'являється можливість безкоштовно відправити на факс будь-яке текстове повідомлення або документ в різних форматах (doc, jpg, png, pdf). Від Вас буде потрібно тільки заповнити країну і номер факсу одержувача, вказати свої ПІБ та e-mail, не забути прикріпити документ для відправки або готове текстове повідомлення. Після того, як факс буде доставлений адресату, на Ваш e-mail прийде підтвердження.

Даний сервіс був узятий виключно для прикладу, є безкоштовним і дозволяє відправити не більше 2 факсів на добу в 40 країн світу. У мережі інтернет можна знайти безліч аналогічних обмежених безкоштовних і функціональних платних сервісів з відправлення та одержання факсів. Як правило. Безкоштовні сервіси не зажадають реєстрації, але обмежують кількість доступних для відправки документів в день. Платні послуги можуть мати спеціальне клієнтське програмне забезпечення, зручну службу підтримки, надавати Вам виділений факс-номер для відправки та отримання факсів.

Головна відмінна риса сервісів даного типу - Вам не потрібно мати ніякого додаткового обладнання (факс, факс-модем) крім доступу до мережі інтернет.

Сервіси для отримання факсу через інтернет

Як правило, дані сервіси приймають факс за Вас і відправляють його копію на Ваш e-mail.

Наприклад, сервіс «Віртуальний факс» від компанії Quickfon, дозволяє під час розмови по мобільному телефону прийняти факс натисканням простий комбінації клавіш. Факс відправляється на ваш електронний ящик у вигляді документа в форматі pdf, який потім можна роздрукувати або ознайомитися з його змістом перевіривши електронну пошту.

Зручності сервісів такого роду очевидні: факс або кілька факсів одночасно будуть прийняті і надійно збережені незалежно від Вашого місця розташування.

VentaFax

Головна відмінність програм із серії VentaFax - використання факс-модема для відправки факсів. Тобто, використовуючи VentaFax, Ви отримуєте так званий дуже функціональний «комп'ютерний факс».

Після установки програмного забезпечення всі маніпуляції з відправлення та одержання факсу виробляються на комп'ютері - ніяких гучних факсових апаратів і рулонів з термобумагу.

Оцінимо функціональні можливості VentaFax на прикладі бізнес-версії програми:

• Відправлення голосових і факсових повідомлень в ручному режимі або за заданим розкладом одному або декільком абонентам.
• Отримання факсових та голосових повідомлень з подальшим відправленням на кілька електронних адрес. Що це означає? Якщо факс прийшов в той момент, коли Ви відсутні на робочому місці, його копія буде відправлена ​​на ваш e-mail.
• Конвертація вхідних факсів в формат pdf. Таким чином, вся робота по створенню бази отриманих факсів проходить в автоматичному режимі.
• Необмежена реєстрація (запис) телефонних дзвінків на Ваш номер.
• АОН, автовідповідач.
• Переадресація повідомлень на інший телефон-факс.
• Русифікований і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс програми.

Програма VentaFax не є єдиним варіантом відправки факсу з використанням факс-модему, а розглянута як приклад для того, щоб чітко уявляти всі можливості послуг даного типу.
Спасибі за прочитання цієї статті, ми постаралися відповісти на всі можливі питання, які можуть виникнути під час роботи з факсом. Пишіть нам, які проблеми з офісними апаратами у Вас виникали, і ми спробуємо на них відповісти.